Digitalización de documentos Digidoc escaneo

Cada vez hay más razones para mantener la información en el formato digital y no en formato papel, sin embargo hay situaciones en las cuales no podemos evitar el uso de papel durante un tiempo, pero ¿que hacer después con los documentos caducados?.

¿Por qué  debería interesarse por la destrucción?

• Tiene muchos archivos acumulados
• Necesita limpieza de archivo y/o los archivos están caducados
• Cierra las oficinas
• Cierra locales y/o naves
• Necesita cambiar de imagen corporativa
• Su campaña ha concluido

Todos cambian a formato digital, no se quede atrás

Las empresas o organizaciones acumulan grandes cantidades de archivos en papel. Esta forma de almacenamiento de datos hoy en día no es la más adecuada. Guardar datos en formato electrónico es mucho más útil y  más seguro. Estas soluciones las empiezan a aplicar: bancos, hospitales, instituciones públicas, empresas privadas, etc.

¿Se planteó alguna vez transformar sus documentos a un formato digital?

Destrucción no es perdida de información

Si es así, seguramente se dió cuenta que muchos de los documentos ya digitalizados se pueden destruir, ya que su valor está en los datos que conllevan y no en el soporte.

Sin embargo a menudo resulta difícil determinar qué archivos deben conservarse y durante cuánto tiempo, y qué archivos se pueden destruir de forma legal y segura. El intervalo cada vez mayor de normativas y decisiones judiciales demuestra que las prácticas inadecuadas en la gestión y destrucción de archivos exponen a las organizaciones a riesgos por incumplimiento de leyes y demás normativa y responsabilidad legal.

DIGIDOC le puede ayudar a atravesar este proceso sin riesgos, ayudando en todo el proceso de selección, digitalización y eventual destrucción de documentos con apropiadas certificaciones.

Seguridad de documentos destruidos

Para que se sientan seguros les ofrecemos un servicio bien diseñado, claramente comunicado y uniformemente aplicado para la retención y destrucción de archivos. De este modo podrá reducir en gran medida los riesgos de incumplimiento de leyes  y demás normativa y responsabilidad legal al garantizar el mantenimiento de archivos durante el tiempo legalmente obligatorio y su destrucción de forma segura y correctamente documentada.

• Confidencialidad
• Inmediatez
• Responsabilidad
• Comprobación y control
• El cliente puede comprobar, controlar y auditarnos, en cualquier momento

En el caso de que después de la digitalización de sus documentos no quisieran guardar  los originales, ofrecemos el servicio de destrucción con certificación oficial de destrucción de todo tipo de papel, que será luego enviado a plantas de reciclaje  y certificado de la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Estén tranquilos porque toda su información confidencial estará en manos seguras y profesionales!

Los procesos de destrucción de DIGIDOC se fundamentan en el principio de mantener siempre la mayor seguridad. Las cajas serán destruidas una vez que la compañía apruebe la lista de cajas para destrucción. Una vez que las cajas están preparadas y han sido revisadas , trituramos su contenido y reciclamos los restos.

Cuando de acuerdo con los criterios establecidos deba realizarse la destrucción de documentación, se le comunicará al cliente la relación de los mismos, y solo se procederá a destruirlos cuando se haya recibido la correspondiente aprobación firmada para llevar a cabo este servicio.

El proceso de destrucción se puede realizar de dos formas:

• Destrucción por trituración: Los documentos se compactan y se reciclan.
• Destrucción confidencial: Destrucción por corte cruzado. Los documentos se someten  a un corte cruzado que produce fragmentos de 40*3.8 mmm, como paso previo para su posterior reciclado.

Sistema Normalizado de Destrucción de Documentos: La destrucción normalizada de documentos, tal como se realiza ya en el resto de Europa (trituración en partículas de un máximo de 40 mm) es el único tipo de destrucción que ofrece todas las garantías en su proceso.

Razones porque debería confiarnos sus documentos con plena seguridad

• Nuestro personal es altamente cualificado y debidamente regularizado
  
• Nos hacemos plenamente responsables de los documentos desde el momento de su recogida
• Seguridad que los documentos a destruir nunca entren en un proceso de manipulación posterior
• Eludirá la posibilidad de pérdida de los documentos
• Anulará cualquier tipo de clasificación de dichos documentos como papel para su venta
• Impedirá el conocimiento por otras personas de la información que contienen
• Nuestro sistema impone la destrucción de los documentos en partículas de un tamaño máximo de 40 mm
• Destruimos soportes, papel, cartón...de conformidad con la Norma Europea DIN 32757-1.
• Certificado acreditativo de todas las actuaciones realizadas
• El carácter de confidencialidad no permite la contratación de personal con carácter eventual.
• Acuerdo de Confidencialidad de por vida firmado por nuestro personal
• Condiciones generales que contienen el protocolo de actuación durante el proceso de destrucción

Sabemos proponer verdaderas soluciones a medida Informese de lo que podemos hacer por Usted. Llame ahora a 925 48 21 90